아웃룩(Outlook) 메일검색 조건연산 활용방법

아웃룩(Outlook) 메일검색 조건연산 활용방법

별도의 그룹웨어를 이용하지 않거나, 이용하더라도 아마 대부분의 회사에서 아웃룩을 사용
하는 것으로 알고 있습니다.
아웃룩의 자잘한 버그나 불편한 부분도 있지만 Windows 운영체제에서 아웃룩이 편한것도
사실 입니다. 오늘은 다른 기능 보다도, 지난 메일을 찾을때 유용하게 사용되는 '검색' 기능
에 대한 TIP을 알려드리려고 합니다.

업무에 대한 이력을 확인할때나 필요에 의해 지난 메일을 검색할때 필요한 검색어를 적절
하게 선정해서 검색하는 것도 중요하지만 아무리 해도 검색결과가 많이 나와서 필요한
내용의 메일을 찾기 어려운 경우 조건연산을 사용하면 검색범위를 줄여 원하는 메일을
간편하게 찾을 수 있습니다.
*본 포스팅에 사용된 아웃룩 버전은 Office 2013버전 입니다.


아웃룩 검색 대상 폴더 확인
검색 기능에서 조건연산을 사용하기 전에 검색대상 폴더부터 확인을 합니다.
검색창에 커서를 올렸을때 검색 대상이 되는 폴더가 자동으로 지정되는데 '모든사서함'
으로 변경하면 전체 폴더를 대상으로 검색하기 때문에 혹시 다른 폴더에 저장되서 검색
결과에 누락되는 경우를 방지 할 수 있습니다. 대신 검색시간은 다소 오래 걸릴 수 있습
니다.
*기본 검색대상 폴더를 변경하는 경우 '검색옵션' 에서 설정 할 수 있습니다.

검색조건 연산자 활용하기
검색 대상을 확인한 뒤 검색조건 연산자를 활용 해보겠습니다.
아웃룩에서 조건연산을 사용하기 위해서는 '대문자' 로 입력 해야 하며, 지원하는 조건연산
은 AND, OR, NOT, <, >, = 정도가 있습니다만 AND, OR, NOT 정도면 충분 한것 같습니다.
혹시 조건연산이 생소하신 분들을 위해 각 조건연산의 기능을 살펴보겠습니다.

AND = A와 B를 포함하여 검색을 할때 사용 합니다.
          예를들어 A AND B 라고 입력하면 A에 해당하는 문구와 B에 해당하는 문구 둘다
          포함 되어야 검색결과에 반영 됩니다.
OR   = A 또는 B를 검색할때 사용 합니다.
          예를들어 A OR B 라고 입력하면 A에 해당하는 문구와 B에 해당하는 문구를 개별
          적으로 검색하여 결과로 보여줍니다. A+B 인 AND 와는 확실히 다릅니다.
NOT = 검색결과에서 생략할때 사용 합니다.
          예를들어 A AND B NOT C 라고 한다면 C에 해당하는 단어를 검색결과에서 생략
          합니다.

검색 결과를 확인하기 위해 'test' 라는 구문으로 검색을 시도 하였는데 검색결과가 250개
정도로 확인 됩니다. 이때 한칸을 띄고 추가 검색어를 입력하면 자동으로 AND 연산이 되게
됩니다만 테스트를 위해서 AND 연산을 직접 입력 해 보았습니다. 검색결과가 49개로 줄어
들었습니다. 참고로 검색어에 쌍따옴표 ' " ' 를 붙였을때와 붙이지 않았을때 차이는 없습
니다.

49개 정도의 검색결과라면 메일을 찾아 보는것도 어렵지 않겠지만 원하는 검색 결과를
줄이기 위해 불필요한 검색결과를 NOT 연산자를 사용해보았습니다. 한가지 단어를 NOT
연산 하였을때 원하는 검색결과가 나오지 않았기 때문에 최종적으로 검색한 구문은
'A' AND 'B' NOT 'C' NOT 'D' 의 형태가 되었습니다.
해석하면 A와B를 포함한 결과중에 C와 D를 제외한 검색결과를 요청하는 것이며 다음과
같이 'A' AND 'B' NOT 'C' AND 'D' 로 검색을 하게 되면 D의 검색결과가 표시되기 때문에
제외할 때에는 반드시 NOT을 사용 해줘야 합니다.

최종적인 검색결과가 33개 이지만 원하는 검색결과를 얻었기 때문에 조건연산을 더 사용할
필요는 없었습니다.

편하려고 사용하는 검색기능인데 검색결과가 너무 많아 오히려 헤매는 경우가 발생하기도
하였기 때문에 아웃룩 메일 검색시 활용할 수 있는 조건연산에 대해서 알아 간단하게(?)
알아 보았습니다.
처음에는 사용방법이 어색할 수도 있지만 조금 익숙해지면 원하는 내용만 손쉽게 검색
해서 편리하게 사용 할 수 있습니다.

끝으로 support.office.com 에 올라와있는 아웃룩 검색기능 관련 링크 입니다.
아래 바로가기를 클릭하시면 검색기능 관련 상세 내용을 확인 할 수 있습니다.
support.office.com 링크 바로가기

본 포스팅이 아웃룩 메일 사용에 도움이 되었으면 좋겠습니다.
감사합니다.